Tegevuspõhise eelarvestamise käsiraamat

Riigiasutuse kuluarvestuse üks olulisemaid tegevusi on kuluarvestuse põhimõtete ja jagamisreeglite väljatöötamine ning nende regulaarne ajakohastamine. See on kuluarvestuse protsessi esimese etapi osa, mille tulemusena koostatakse ja hallatakse kulude arvestamiseks vajalikud jagamisreeglid (Etapp I: eelarve ja reeglite ettevalmistamine (Excel)).

Riigiasutuse kuluarvestuse põhimõtted on kogum kulude arvestamise aluseks olevatest põhimõtetest, mis kirjeldavad seda, mis kulud (näiteks tööjõukulu, kinnistukulud, sõidukite kulud, IT kulud), millises detailsuses (näiteks kas töötajate lõikes iga töötaja eraldi või grupeeritult osakondade või ametikoha gruppide lõikes) ja mille alusel (näiteks töötajate arv, töötundide arv, tööaja hinnang, ruutmeetrid või läbitud kilomeetrite arv) teenuste ja teiste väljundite vahel jaotatakse.

Kuluarvestuse põhimõtete väljatöötamine on iga riigiasutuse ülesanne, mis küll tugineb riiklikule kuluarvestuse metoodikale, aga ei ole detailides asutustele ette antud. Seega on asutused vabad otsustama, kas kasutada näiteks tööjõukulude jaotamiseks teenuste vahel töötundide arvu, tööaja hinnanguid või hoopis midagi muud. Nendest otsustest ühtlasi sõltub, milliseid andmeid on tarvis regulaarse sagedusega koguda selleks, et kuluarvestust pidada.

Täpsus

Kuluarvestuse põhimõtete väljatöötamisel on oluline lähtuda sellest, et kulu jõuaks teenusele, mis seda kulu põhjustab. Seejuures ei ole eesmärk saavutada ülimat täpsust kulude jagamisel, sest sellega võib kaasneda ebamõistlikult suur halduskoormus. Teisalt, vältida tuleb ka teise äärmusesse langemist, kus ebatäpsus kulude jaotamisel hakkab oluliselt mõjutama lõppinfo kvaliteeti. Näiteks võib pidada selliseks olukorraks kuluarvestust, kus kõik kulud jaotatakse teenuste vahel võrdselt, mida on küll lihtne saavutada aga lõpptulemus on kasutu. Seega eesmärk arvestuspõhimõtete väljatöötamisel peaks olema optimaalsuse saavutamine, mis on olukord, kus täiendavast jõupingutusest täpsusastme tõstmiseks saadav kasu ületab selle tegemiseks tehtavaid kulutusi.

Jagamisreeglite koostamine

Kui kuluarvestuse põhimõtted on välja töötatud ning ajakohastatud, siis tuleb need põhimõtted teha arusaadavaks ka kuluarvestuse infosüsteemile – seda nimetatakse jagamisreeglite koostamiseks. Jagamisreeglite koostamisele on seatud kindlad nõuded masinloetavuse tagamiseks (Etapp I: eelarve ja reeglite ettevalmistamine (Excel)).

Jagamisreeglite koostamise aluseks on kuluarvestuse põhimõtted

Jagamisreegel on reegel, mis sisaldab üksikasjalikku infot kulu jaotamise kohta, sh kulu eristav tunnus, kust ja kuhu kulu suunatakse, mille alusel ehk mis on kulu käitur ja kui palju ehk mis on kulu käituri kogus. Samuti ka seda, mis järjekorras üks või teine kulu jaotatakse.

Joonis 10 on näidatud summade suunamine jagamisreegli alusel sisendmoodulitest väljundmoodulitesse järgnevalt:

• jagamisreegel jaotab käituri alusel kulu dimensioonide liikmete kombinatsioonide vahel laiali;
• kulu suurus on kontrollitud käituri ja käituri kogusega;
• jagamisreegel koosneb ühest lähtekoha dimensioonide liikmete kombinatsioonist ja ühest või mitmest sihtkoha dimensioonide liikmete kombinatsioonist;
• lähtekoha dimensioonide liikmete kombinatsioonil saab olla vaid üks käitur;
• kulu jaotatakse ühe mooduli dimensioonide liikmete kombinatsioonilt teise või mitme mooduli dimensioonide liikmete kombinatsioonile;
• kulu jaotamisel saab mooduleid jätta vahele, st kulu ei suunata läbi kõikide moodulite, vaid kasutatakse kohustuslikke mooduleid ja teisi mooduleid vajaduspõhiselt;
• kulu saab suunata edasi esimesest moodulist teise aga mitte tagasi teisest moodulist esimesse.

Joonis 10. Summade suunamine sisendmoodulitest väljundmoodulitesse jagamisreegli alusel. Näide on illustratiivne.

Kulu suunamiseks alguspunktist lõpp-punkti võib vaja minna rohkemat kui üht jagamisreeglit. Mitme jagamisreegli kasutamist kulu suunamiseks alguspunktist lõpp-punkti nimetatakse jagamisreegli jadaks. Jagamisreegli jada tekib siis, kui kulu ei jaotata otse sisendmoodulist väljundmoodulisse, vaid kasutatakse vahepeal ka ressursi- või tegevuste mooduleid.

Jagamisreeglite koostamisel tuleb arvestada, milliseid dimensioone (näiteks kuluüksus, konto, ressurss) ja dimensioonide liikmeid kasutatakse eelarve planeerimisel ja täitmisel. Jagamisreegel jaotab sisendmoodulitest (ehk moodulid 1 ja 2) kulu edasi üksnes juhul, kui jagamisreegli sisendmooduli dimensiooni liikmete kombinatsiooni moodustanud dimensiooni liiget või dimensioonide liikmete kombinatsiooni kasutatakse ka eelarve planeerimisel või täitmisel.

Kuluarvestus on pidevas muutumises olev protsess, nii nagu on pidevas muutumises riigiasutuse tegevuskeskkond, töötajate tööülesanded jne. Seetõttu on oluline regulaarse sagedusega kulude arvestamiseks väljatöötatud arvestuspõhimõtteid ja jagamisreegleid ajakohastada. Asutusesiseselt kokkulepitud kuluarvestuse põhimõtted dokumenteeritakse ja ajakohastatakse regulaarse sagedusega.

Lisaks vaata videokoolitust Digiriigi Akadeemias Kursus: Kuluarvestuse infosüsteemi (KAIS) koolitus, Teema: 3 Kuluarvestuse metoodika ja jagamisreeglite koostamine | Digiriigi Akadeemia õppeplatvorm

Kontakt: [email protected]