Tegevuspõhise eelarvestamise käsiraamat

Eelarve, reeglite ja reeglite järjekorra tabelite importimine Exceli tabelitest KAISi serverile

Impordi alustamine:

• Valitakse „File“ ja „Import data“
• Otsitakse Exceli fail asutuse võrgukettalt ja selleks valitakse „My Computer“ > Asutuse võrguketas, milleks antud juhul kasutatakse võrguketast Üld (X:) ja avatakse kataloogist „Koolitus“ kaustast „KAIS videokoolitus“ Exceli fail „KAIS koolitus – videokoolituse osa 5“ klõpsates „Open“.

Exceli failist andmete importimiseks KAISi serverile salvestatakse andmed kõigepealt SASApp serveril olevasse kataloogi „WORK“ enda valitud nimega, näiteks asutuse tunnusega „W10_ECE_tabel“.

• Selleks valitakse „Browse“ > „Servers“ > „SASApp“ > „WORK“ (asub all lõpus) ja sisestatakse tabeli nimi lahtrisse „File name“ W10_ECE_tabel ning toimingu lõpetamiseks klõpsatakse „Save“ ja „Next“.

Järgmisena kuvatakse loend vahelehtedest, mis Excelisse on loodud.

• Eelarve tabeli ECE importimiseks valitakse vahelehtede valikust ECE ja selleks klõpsatakse vahelehel ECE (muutub aktiivseks). Muus osas jäetakse valikimisi valikud ja edasi liikumiseks klõpsatakse „Next“.

Kuvatakse loend Eelarve tabeli ECE veergudest. Kui loendis on kuvatud kasutaja poolt lisatud veerge, siis eemaldatakse need veerud.

• Näiteks, kui loendis on kasutaja poolt lisatud veerg „Abiveerg“, siis selle eemaldamiseks klõpsatakse veeru peale (muutub aktiivseks) > valitakse „Modify“ > eemaldatakse linnuke sätte „Include field in output data set“ eest ja klõpsatakse „OK“. Juhul, kui abiveeru ja teiste veergude vahele jätta Excelis tühi rida, siis importimisel veergude valikusse seda ei tooda.

Seejärel veendutakse, et et veergu SUMMA andmetüüp väljal „Type“ on numbri tüüp ehk „Number“ ja teistel veergudel teksti tüüp ehk „String“.

• Andmetüübi muutmiseks klõpsatakse soovitud veeru andmetüübile (tekib ripmenüü valik) > avatakse ripmenüü allapoole suunatud noolele klõpsates ja valitakse õige tüüp.

Järgmisena fikseeritakse veergude loendis teksti ehk „String“ tüüpi veergudes kasutatavate andmete maksimaalne tähemärkide arv. Kui veergu sisestatakse andmed, mille tähemärkide arv ületab fikseeritud tähemärkide arvu, siis süsteem lõikab importimisel need välja. Juhendist tulenevalt on seatud nõudeid ja antud soovitusi veergudes tähemärkide kasutamiseks, mille kohta leiate täpsema info tegevuspõhise eelarvestamise käsiraamatust.

Antud juhul tehakse läbi üks näide, kuidas ühe või mitme veeru tähemärkide arvu muuta ja selleks klõpsatakse soovitud veerule või veergudele, milleks antud näites kasutatakse veerge RESS ja ORG (kahe veeru korraga aktiveerimiseks hoitakse all klaviatuuril nuppu „Ctrl“):

• Valitakse „Modify“ > klõpsatakse kolme punktiga ikoonile lahtri „Source informat“ järel > valitakse vasakult „Character“ ja avanenud valikutest „CHARw“ > sisestatakse lahtrisse „Overall width“ maksimaalne soovitud tähemärkide arv, milleks antud juhul sisestatakse 30 > klõpsatakse „OK“.
• Teostage sama toiming lahtrite „Input format“ ja „Output format“ järel olevale kolme punktiga ikoonile klõpsates.
• Seejärel sisestatakse lahtrisse „Length“ sama tähemärkide arv, milleks antud juhul on 30 ja toimingu lõpetamiseks klõpsatakse „OK“.

Eelarve tabeli ECE importimise seadistamise lõpetamiseks klõpsatakse „Next“ ja „Finish“.

• Toimingu lõpetamisel avaneb tabel Exceli vahelehelt ECE imporditud andmetega. Vajadusel kontrollitakse andmete korrektsust ja sulgetakse tabel klõpsates töötegemise alal tabeli väljaulatuval osal ikoonile „x“.
• Töötegemise alale ilmusid üksteisega ühendatud üksused, millel kuvatud nimesid saab vajadusel ümber nimetada tehes üksusel, näiteks tabelil parema hiireklõpsu > valides „Rename“ ja sisestades nime, näiteks ECE tabel.
• Tehtud töö salvestamiseks valitakse „File“ ja „Save „CPM paigaldustabelite koostamine“ project“

Teostatud impordi toimingu tulemusena imporditi Exceli failist eelarve tabeli ECE andmed KAISi serverile SASApp ühistöö kataloogi „WORK“. Ühistöö kataloogis „WORK“ andmeid ei säilitata ja seetõttu salvestatakse eelarve tabeli ECE andmed ajutise iseloomuga „WORK“ kataloogist ümber asutuse jaoks loodud IMP kataloogi, milles andmed säilitatakse ja kasutatakse paigaldustabelite koostamiseks.

Kataloogist „WORK“ eelarve tabeli ECE andmete ümber salvestamiseks asutuse IMP kataloogi:

• Avatakse „Query builder“ ja selleks tehakse parem hiireklõps ECE tabelil ja valitakse „Query builder“.
• Toimingule saab anda endale sobiva nime ülevalt vasakult „Query name“ lahtrisse nime sisestades, antud juhul sisestatakse näiteks nimi „ECE salvestamine IMP kataloogi“.
• Seejärel valitakse ECE tabeli salvestamise asukohaks asutuse IMP kataloog ja antakse tabelile nimeks „ECE_IMP“. Selleks klõpsatakse paremalt ülalt nupule „Change“ > valitakse „Servers“ > „SASApp“ > asutuse tunnusega kataloog, antud juhul kataloog „W10IMP“ > antakse tabelile nimi ECE_IMP, mis sisestatakse lahtrisse „File name“ ja klõpsatakse „Save“.
• Seejärel valitakse tabeli kõik veerud salvestamiseks ja selleks avatakse sakk „Select Data“ > lohistatakse vasakult tabeli, milleks antud juhul on „t1 W10_ECE_tabel“ kõik veerud vahekaardile.
• Järgmisena tehakse täiendav seadistus, et süsteem liidaks kokku kõik samade tunnustega eelarve read. Selle seadistuse tegemiseks klõpsatakse vahekaardil real SUMMA (muutub aktiivseks) > avatakse SUMMA real väljal „Summary“ rippmenüü ja valitakse „SUM“ > tehakse dopeltklõps real „SUM_of_SUMMA“ ja sisestatakse „Column Name“ lahtrisse „SUMMA“ ja lõpetamiseks klõpsatakse „OK“ ja „Run“.
• Avaneb töötegemise alal vaheleht eelarve tabeli ECE andmetega, mis on salvestatud „W10_IMP“ kataloogi. Vahelehe sulgemiseks klõpsatakse ikoonil „x“ tabeli väljaulatuva osa peal.
• Tehtud töö salvestamiseks valitakse ülevalt vasakule „File“ ja „Save“ CPM paigaldustabelite koostamine“ project“.

Sarnaselt imporditakse KAISi serverile Exceli failist ka reeglite tabel ja reeglite järejekorra tabel.

Lisaks vaata videokoolitust Digiriigi Akadeemias Kursus: Kuluarvestuse infosüsteemi (KAIS) koolitus, Teema: 5 Eelarve ja selle täitmise ning jagamisreeglite teisendamine paigaldustabelite vormi (SAS EG) | Digiriigi Akadeemia õppeplatvorm