Tegevuspõhise eelarvestamise käsiraamat

Jagamisreeglite (Riigiasutuse kuluarvestuse põhimõtted) koostamiseks ja haldamiseks kasutatakse reeglite tabelit (REEGLID) (Joonis 12). Reeglite tabel võimaldab küll hallata mitme aasta andmeid samades tabelites, ent haldamise lihtsustamise eesmärgil kasutatakse üldjuhul erineva eelarvestrateegia perioodi andmete haldamiseks samas vormis erinevaid Exceli faile.

Joonis 12. Jagamisreeglite tabeli REEGLID näide.

Jagamisreeglite kaudu kirjeldatakse kuidas eelarve ja eelarve täitmise andmed läbi erinevate moodulite jagunevad väljundile ehk põhiteenustele ja/või kliendile. Jagamisreeglite koostamise käigus veendutakse, et eelarves ja täitmises kajastatud summade suunamiseks on koostatud vastavaid dimensioonide liikmeid või nende kombinatsioone kasutades jagamisreeglid.

Eriti oluline on moodulites 1 ja 2 kasutatavate dimensioonide liikmete rohkuses tuvastada, millised 1-4 dimensiooni liiget on tegelikult jagamiseks vajalikud.

• Näide 1: Näiteks KONTO algusega 60100 ehk käibemaksu puhul ei oma tähtsust, millised on teised dimensioonide liikmed, sest metoodika kohaselt suunatakse käibemaks põhiteenusele XX01000000.
• Näide 2: GRANT tunnuskoodi 1R10-SFTEH ja kuluüksuse (ORG) tunnuskoodi KR10404010 kombinatsioon määrab, et vahendid suunatakse ressursile (RESS) tunnuskoodiga RESS-SFTEH, olenemata sellest,  mis dimensiooni liikmeid (sh konto või liik) veel kasutatakse.

REEGLID tabeli veerud

• Veergu Moodulid sisestatakse kulu suunamise lähtekoha ja sihtkoha moodulid. Termini moodul lühendamiseks kasutatakse tähist S ning moodulite eristamiseks kasutatakse alakriipsu. Näiteks moodulist 1 moodulisse 9 suunamiseks sisestatakse järgneval kujul S2_S9.
• Veergu Scenario sisestatakse vajadusel stsenaariumi tunnuskood. Stsenaariumit kasutatakse siis, kui mingil põhjusel sama jagamisreeglite ei saa kasutada erinevates stsenaariumites. Üldjuhul kasutatakse eelarve ja tegelike kulude jaotamiseks samasid jagamisreegleid ja sellisel juhul stsenaariumit sisestama ei pea ja veerg jäetakse tühjaks. Kui veergu ei täideta, siis jagamisreegl kehtib kõikides stsenaariumites. Kui stsenaarium sisestatakse, siis kehtib jagamisreegel vaid märgitud stsenaariumis.
• Veergusid SOURCE_DIMs, KOOD1, KOOD2, KOOD3 ja KOOD4 kasutatakse lähtekoha dimensioonide liikmete kombinatsiooni koostamiseks.
  • Veergu SOURCE_DIMs sisestatakse lähtekoha dimensioonide liikmete kombinatsiooni dimensioon või dimensioonid. Dimensioonide eristamiseks kasutatakse kaldkriipsu. Kui oleks tarvis kasutada kaht dimensiooni, näiteks nii kuluüksust kui ka kontot kulu suunamiseks, siis tuleks veergu sisestada mõlema dimensiooni tunnuskoodid kujul ORG/KONTO.
  • Veergudesse KOOD1 – KOOD4 sisestatakse dimensiooni liikmete tunnuskoodid samas järjekorras, nagu on veerus SOURCE_DIMs dimensioonid sisestatud. Näiteks kui kulu suunamiseks kasutatakse kuluüksust ja kontot, mis on sisestatud veergu SOURCE_DIMs kujul ORG/KONTO, siis veergu KOOD1 tuleb sisestada kuluüksuste tunnuskood, nt KW10-DOK ja veergu KOOD2 konto tunnuskood, nt 50. Veergudega KOOD1-KOOD4 on seega määratud maksimaalseks dimensioonide arvuks 4, mida saab jagamisreegli koostamiseks kasutada.
• Veergu „kulude_kaitur“ sisestatakse käituri kogus ja veergu DriverName sisestatakse käitur, millega kontrollitakse suunatava kulu suurust. Käituri sisestamiseks tabelisse kasutatakse selle inglise keelset terminit. Käituri kogused sisestatakse numbri kujul.
• Veergusid DEST_DIMs, KOOD5, KOOD6, KOOD7 ja KOOD8 kasutatakse sihtkoha dimensioonide liikmete kombinatsiooni koostamiseks.
  • Veergu DEST_DIMs sisestatakse sihtkoha dimensioonide liikmete kombinatsiooni dimensioon või dimensioonid.
  • Veergudesse KOOD5 - KOOD8 sisestatakse dimensiooni liikmete tunnuskoodid samas järjekorras, nagu on veergu DEST_DIMs dimensioonid sisestatud.
• Veergudesse Alates_periood ja Kuni_periood sisestatakse jagamisreegli kehtivusperiood. Perioodid sisestatakse kuu täpsusega kindlaksmääratud kujul: aasta_kuu. Alates_periood peab alati olema sisestatud. Kui kuni_perioodi ei ole määratud, siis jagamisreegel kehtib kõikides perioodides alates alguse perioodist.
  • Veergu Alates_periood sisestatakse kuu, millest alates jagamisreeglit rakendatakse kulu jaotamiseks.
  • Veergu Kuni_periood sisestatakse kuu, mis tähistab jagamisreegli rakendamise viimast kuud.

Jagamisreeglite koostamise lihtsustamiseks kasutatakse erimärke, sh ät (@), trellid (#) ja teisi erimärke.

Reeglite tabelisse on lubatud teha juurde kasutaja poolt loodud veerge (näiteks abiveerge jagamisreeglite kirjeldamiseks või tunnuskoodidele nimetuste sisestamiseks), aga neid veerge ei impordita KAISi serverile. Reeglite tabeli importimisel eemaldatakse need veerud imporditavatest andmetest. Täpsemad juhised impordi toimingu tegemiseks leiate KAIS videokoolituse viiendast osast.

Täpsemad juhised jagamisreeglite koostamiseks ja erimärkide kasutamiseks:  vaata fail Paigaldustabeli_projekt.docx  käsiraamatu osas "KAISi materjalid".

Näide: jagamisreegli koostamine reeglite tabelis REEGLID

Aluseks on riigiasutuse W10 eelarvesse planeeritud tööjõukulud dokumendiosakonnale summas 120 000 eurot, mis on sisestatud eelarve tabelisse ECE. Dokumendiosakonnale planeeritud tööjõukulud jaotatakse kogumahus dokumendi taotlemise teenusele, mida osakond osutab.

Antud näite puhul sisestatakse REEGLID tabeli veergudesse järgnevad andmed:

• Veergu Moodulid sisestatakse S2_S9, sest lähtekoha mooduliks on sisemised moodul 2, kus asub tööjõukulude eelarve ja sihtkoha mooduliks on põhiteenuste moodul 9, kuhu tööjõukulud kogumahus suunatakse.
• Veergu Scenario antud näite puhul stsenaariumit ei sisestata ja andmeväli jäetakse tühjaks, sest jagamisreegel kehtib nii eelarve kui ka täitmise stsenaariumides.
• Veergudesse SOURCE_DIMs, KOOD1, KOOD2, KOOD3 ja KOOD4, mida kasutatakse lähtekoha dimensioonide liikmete kombinatsiooni koostamiseks, sisestatakse antud näite puhul järgmine info: 
  • Veergu SOURCE_DIMs sisestatakse antud näite puhul ORG, sest dokumnediosakonnale planeeritud tööjõukulude suunamiseks kasutatakse kuluüksuse tunnust. Antud lihtsustatud näite puhul, kus eelarve koosneb ühest sisestatud reast - dokumendiosakonnale planeeritud tööjõukuludest, mis kogumahus jaotatakse ühele teenusele, saab kulu suunamiseks kasutada mistahes dimensiooni, mida on eelarve planeerimisel kasutatud. See tähendab seda, et saab kasutada näiteks nii kuluüksuse dimensiooni kui ka eelarve konto dimensiooni. Kui eelarvesse lisada samu dimensioone kasutades ka teiste osakondade tööjõukulud, mis osutavad teisi teenuseid, siis tuleb kasutada tööjõukulude suunamiseks kuluüksuse dimensiooni, et eristada erinevate osakondade tööjõukulusid nende suunamiseks erinevatele teenustele.
  • Veergude KOOD1 – KOOD4 puhul sisestatakse antud näite puhul veergu KOOD1 kuluüksuse dimensiooni liikme tunnuskood KW10-DOK, mida on kasutatud eelarve planeerimisel. KOOD2-KOOD4 jäetakse tuhjaks, sest teisi dimensioone antud näite puhul kulu suunamiseks ei kasutata.
• Veergu „kulude_kaitur“ sisestatakse antud näite puhul number 100, sest dokumnediosakonna tööjõukulud suunatakse kogumahus ühele teenusele. Ning
• Veergu DriverName sisestatakse Percentage, sest kulu suunamiseks kasutatakse protsendi käiturit.
• Veergudesse DEST_DIMs, KOOD5, KOOD6, KOOD7 ja KOOD8, mida kasutatakse sihtkoha dimensioonide liikmete kombinatsiooni koostamiseks, sisestatakse antud näite puhul järgmine info:
  • Veergu DEST_DIMs sisestatakse põhiteenuse dimensiooni tunnuskood PTEEN, sest tööjõukulud suunatakse teenusele Dokumendi taotlemine.
  • Veergude KOOD5 - KOOD8 puhul sisestatakse antud näite puhul veergu KOOD5 teenuse Dokumendi taotlemine tunnuskood RV020TEST1, sest kulu suunatakse Dokumendi taotlemise teenusele. Veerud KOOD6 – KOOD7 jäetakse tühjaks, sest teisi dimensioone antud juhul ei kasutata.
• Veergudesse Alates_periood ja Kuni_periood sisestatakse antud näite puhul järgmine info:
  • Veergu Alates_periood sisestatakse 2024_01, sest jagamisreegel peab kehtima 2024. aastal, kuhu eelarve on planeeritud.
  • Veerg Kuni_periood jäetakse antud näite puhul tühjaks, sest rakendamisperioodi lõppu ei ole määratud.

Lisaks vaata videokoolitust Digiriigi Akadeemias Kursus: Kuluarvestuse infosüsteemi (KAIS) koolitus, Teema: 3 Kuluarvestuse metoodika ja jagamisreeglite koostamine | Digiriigi Akadeemia õppeplatvorm