Nõuded raamatupidamise korraldamiseks ja majandustehingute dokumenteerimiseks

Raamatupidamise algdokument on tõend, mis peab võimaldama igal kompetentsel ja sõltumatul inimesel aru saada toimunud majandustehingu sisust, hinnata selle asjaolusid ja tõepärasust (RPS §7 lg 1). Teisisõnu peavad algdokumendid olema vormistatud inimese jaoks lihtsasti loetavatena, vajamata selleks tavakasutajale kättesaamatuid tehnilisi erivahendeid, keelteoskust vmt.

Seaduse kohaselt peab iga majandustehingu kohta koostatud algdokument sisaldama vähemalt kolme elementi (RPS §7 lg 2): tehingu toimumisaega, majandusliku sisu kirjeldust ja  arvnäitajaid (näiteks müüdud kauba kogus, hind ja summa). Lisaks, kui teadaolevalt on tehingu vastaspooleks juriidiline isik, siis peaks algdokument sisaldama ka unikaalset identifitseerimistunnust (näit. arve numbrit) ja tehingupooli identifitseerida võimaldavaid andmeid. Raamatupidamise algdokumendid peaksid olema vormistatud kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis ja masintöödeldavana. Ühtki kohustuslikku algdokumendi vormi seadus ei kehtesta. Soovi korral saab iga raamatupidamiskohustuslane kehtestada enda kasutatavatele algdokumentidele täpsemad vormingu- ja säilitamisnõuded oma raamatupidamise sise-eeskirjas (RPS §11) ning vajadusel leppida need ka kokku oma tehingupartneritega (RPS §7¹ lg 1). Peamiseks vorminõudeks algdokumendile jääb kõikidel juhtudel ikkagi see, et ta peab võimaldama lugejal aru saada toimunud majandustehingu sisust. 

Raamatupidamise algdokumentide ja kirjendite parandamine on lubatud, kuid paranduskandele kehtivad siin samasugused nõuded nagu algsele kandele – selle asjaolud peavad olema dokumenteeritud ja hiljem tuvastatavad (RPS §10). Näiteks väljastatud müügiarve parandamiseks on sobiv kasutada kreeditarvet.

Arve on üks levinumaid algdokumendi liike, mida kasutatakse tavaliselt kahepoolsete ostu-müügitehingute dokumenteerimiseks. Eelkõige on arve vajalik sellistel juhtudel, kui kauba üleandmine ja selle eest tasumine toimuvad eri aegadel (näit. müüja võimaldab ostjale hilisemat tasumist, ehk krediiti). Arvet väljastades müüja sisuliselt kinnitab ostjale, et ta on omapoolsed kohustused tehingus täitnud ja nõuab ostjalt selle eest tasumist. Arvet aktsepteerides ja tasudes ostja sisuliselt nõustub seal väljendatud müüja kinnituse ja nõudmisega, misjärel mõlemad osapooled saavad lugeda tehingu toimunuks ning kirjendada selle oma raamatupidamises. Ostu-müügitehinguid võib raamatupidamise jaoks dokumenteerida siiski ka muudel viisidel. Kui tasumine ja kauba liikumine toimub samaaegselt (näit. poe kassas), siis on sobivaks dokumendivormiks kviitung, keerulisemate tehingute puhul aga sõlmitud leping, üleandmise-vastuvõtmise akt vmt. Siin tuleb tähele panna, et lisaks raamatupidamise seadusele tulenevad  teatud tehingute puhul spetsiifilised või rangemad dokumenteerimisnõuded ka muudest õigusaktidest. Näiteks on kõik käibemaksukohustuslased kohustatud kauba võõrandamise või teenuse osutamise korral väljastama arve vastavalt käibemaksuseaduse §37 nõuetele, võlaõigusseadus nõuab teatud lepingute sõlmimist kirjalikus vormis jne.

E-arve on selline arve, mis on juba algselt koostatud digitaalselt, ühtse standardi alusel masinloetava failina. Sellist faili saab saata müüja tarkvarast ostja omasse nii, et ostja-poolses arve kontrollimise, aktsepteerimise ja raamatupidamises kajastamise protsessis poleks tarvis arve andmeid enam käsitsi sisestada. Seega ei ole e-arve lihtsalt pilt (näit. pdf-arve), vaid midagi enamat – ta võimaldab andmete automaatset siiret ühest süsteemist teise. See loob, eriti suuremates ettevõtetes ja suurema ostu-müügitehingute arvu korral, võimekuse arvete menetlusprotsessi raamatupidamises olulisel määral automatiseerida ja kiirendada.

Eestis on kasutusel peamiselt kaks e-arve failivormingut – Eesti ja Euroopa e-arve standard. Kuna Eestis hakkasid e-arved levima varem kui Euroopas, siis on siinne standard varasem ja kohalikul turul laiemalt levinud. Euroopa standard (tuntud ka nn Peppol-arvena) on hilisem, kuid on üha enam kasutatav Euroopa Liidu üleselt. Kuna selle standardi levik on laienev, siis soovitame selle kasutamist ka Eesti ettevõtjatele.

Kokkuvõttes jääb aga ka e-arvete puhul kehtima algdokumendi peamine nõue: ta peab võimaldama  igal lugejal lihtsasti aru saada majandustehingu sisust. Seetõttu liiguvad praktikas seni koos e-arvetega tavaliselt kaasas ka pdf-formaadis arvefailid, mis on olnud inimestele lihtsamini arusaadavad. Samal ajal võimaldab iseõppivate algoritmide areng lugeda andmeid tarkvarasse üha enam ka otse ja vahetult, sõltumata konkreetsest andmekandja või faili formaadist. E-arvete saatmis- ja vastuvõtuvõimekused on üha enam muutumas ka professionaalsete majandustarkvarade loomulikuks koostisosaks. Sellises olukorras, areneva demokraatliku digiühiskonnana, lähtume Eestis formaadivabaduse põhimõttest. Mõlema e-arve standardi kasutamine on meil igati lubatud. Nii, nagu ka kõikide teiste, sh tulevikus veel loodavate uute digitaalsete failivormingute kasutamine. E-arvete areng jätkub.

Aastal 2019 kehtestati Eestis üldine e-arvete esitamise kohustus, kui ostjaks on mõni avaliku sektori asutus.

2025. aastal asendus see kohustus ostja õigusega valida, millises vormis ta müüjalt arvet tahab saada, ja see „ostja valib“ printsiip laienes ka erasektorile. Õigus nõuda müüjalt kauba või teenuse eest tasumiseks e-arvet on Eestis kõikidel raamatupidamiskohustuslastel, kes on end e-äriregistris avalikult e-arve vastuvõtjaks registreerinud (RPS § 7¹ lg 7). Seega vaikimisi, juhul kui pooled ei ole kokku leppinud teisiti, tuleb müüjatel neile esitada e-arve. E-arve vastuvõtjana registreerunud ettevõtteid on Eestis ligikaudu 18 000 ja nende arv on kasvuteel.

Kuna äriregistris on e-arve vastuvõtjaks juba registreeritud ka kõik avaliku sektori üksused, siis nende  puhul jätkus sisuliselt endine e-arvete esitamise režiim. Erinevalt varasemast ei ole neil siiski enam keelatud teha sellest reeglist vajadusel erandeid ja vastu võtta ka muus vormis arveid.